Chưa cần biết công nghệ để bắt đầu
Bạn không cần viết một tài liệu kỹ thuật dài trước khi tìm đơn vị làm website. Điều quan trọng là mô tả doanh nghiệp, người sẽ xem website và việc bạn muốn họ làm. Những thông tin dưới đây giúp hai bên hiểu cùng một yêu cầu và hạn chế sửa đi sửa lại.
1. Website dùng để làm gì?
Chọn mục đích chính: giới thiệu doanh nghiệp, nhận liên hệ dịch vụ, giới thiệu sản phẩm hoặc bán hàng. Ví dụ, một công ty dịch vụ có thể chỉ cần khách đọc đúng dịch vụ và gửi email tư vấn. Shop bán sản phẩm lại có thể cần danh mục, giỏ hàng và cách xử lý đơn.
Đừng gom mọi chức năng từng thấy trên website khác vào yêu cầu đầu tiên. Ghi rõ phần cần có khi ra mắt và phần có thể bổ sung sau.
2. Ai sẽ xem và ai sẽ cập nhật?
Mô tả khách hàng chính: họ tìm thông tin gì, thường dùng điện thoại hay máy tính và có cần tiếng Anh không? Đồng thời, xác định ai trong doanh nghiệp sẽ duyệt nội dung, đăng bài và trả lời liên hệ.
Ví dụ, nếu nhân viên marketing cần tự sửa bài, hãy hỏi phần nào có thể sửa, có hướng dẫn không và có cần người kỹ thuật khi thêm trang mới không.
3. Bạn cần những trang nào?
Một website giới thiệu thường có trang chủ, giới thiệu, dịch vụ và liên hệ. Bài viết, tuyển dụng, sản phẩm hoặc dự án được thêm theo nhu cầu. Với mỗi trang, ghi một câu về thông tin người đọc cần tìm thấy.
Bạn có thể gửi vài website tham khảo kèm lý do: bố cục dễ đọc, menu dễ tìm hoặc trang dịch vụ trình bày rõ. Chỉ nói “làm giống trang này” dễ dẫn đến hiểu khác nhau về công việc.
4. Nội dung và hình ảnh đã có chưa?
Kiểm tra tên thương hiệu, logo, giới thiệu doanh nghiệp, thông tin dịch vụ, ảnh và kênh liên hệ. Đánh dấu phần đã dùng được, phần cần sửa và phần phải viết mới. Chỉ dùng ảnh, logo và tài liệu có quyền sử dụng.
Nếu làm hai ngôn ngữ, cần thống nhất ai viết, ai dịch và ai duyệt. Đừng chờ hoàn thành giao diện mới bắt đầu chuẩn bị nội dung.
5. Chức năng nào cần làm rõ?
Mô tả cách sử dụng thay vì chỉ ghi tên. Chẳng hạn, “nhân viên thêm bài nháp, người quản lý xem rồi cho đăng” rõ hơn “có quản trị”. Nếu muốn nhận yêu cầu từ khách, hãy nói thông tin nào cần nhập và ai được xem.
Với kết nối phần mềm, nêu tên công cụ đang dùng và chức năng cần chuyển dữ liệu. Không gửi mật khẩu hoặc khóa truy cập trong thư hỏi giá; cách cấp quyền được trao đổi sau.
6. Báo giá cần có những khoản nào?
Hỏi rõ phí thiết kế và lập trình, viết nội dung, hình ảnh, tên miền, hosting, công cụ trả phí và hỗ trợ sau bàn giao. Một giá thấp ban đầu có thể chưa gồm các phần bạn cần. So sánh các báo giá dựa trên cùng danh sách công việc.
Nêu thời gian mong muốn và ngân sách dự kiến nếu đã có. Nếu ngân sách chưa đủ cho tất cả, hai bên có thể chọn phần cần làm trước.
7. Kiểm tra gì khi bàn giao?
- Các trang, nội dung và chức năng có đúng danh sách đã thống nhất không?
- Xem trên điện thoại có đọc và bấm được không?
- Nút gọi điện, email và đường dẫn có hoạt động không?
- Bạn có sử dụng được các chức năng cập nhật đã được hướng dẫn không?
- Tài khoản, mã nguồn, tài nguyên và chi phí duy trì đã được làm rõ chưa?
Một email ngắn để bắt đầu
Viết tên doanh nghiệp, dịch vụ đang cung cấp, mục đích làm website, những trang cần có và thời gian mong muốn. Thêm đường dẫn website cũ hoặc vài trang tham khảo nếu có. Chưa đủ thông tin vẫn có thể gửi để hỏi thêm.
Gửi yêu cầu làm website hoặc xem công việc và giá tham khảo.